Órgão deixou de usar cerca de 2,7 mil folhas de papel por dia com o sistema
Guilherme Marinho, Ascom/SEEDF
Há exatamente um ano, uma solenidade marcava a implementação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) na Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal (SEEDF). O ponto de partida foram os processos de aposentadoria e logo se pode observar que a conclusão da ação ficou mais célere a partir da informatização total do trâmite, passando de oito meses para 83 dias. Houve ainda, uma economia estimada em R$1,5 milhão.
Foto: Tiago Oliveira, Ascom/SEEDF
A Educação foi a pasta pioneira na aplicação do sistema. Nestes 12 meses foram gerados, dentro do programa, 110.097 processos de 385 tipos diferentes. Com a implementação do SEI, a secretaria deixou de usar cerca de 2,7 mil folhas de papel por dia. Também houve a diminuição do emprego de toners, grampeadores, clipes e até na gasolina usada nos carros. “A utilização do SEI representa uma disruptura na maneira de trabalhar da Administração Pública, por se tratar de uma solução tecnológica que proporciona maior produtividade e transparência na gestão documental, racionalizando o uso de insumos, logística, recursos humanos e principalmente, o papel”, avalia o subsecretário de Modernização e Tecnologia, Marcelo Ataíde Neto.
Além da economicidade, outro resultado do SEI é visto no perfil dos servidores, que se adaptaram. Com a descentralização da produção documental, passaram a ser responsáveis pelos requerimentos e acompanhamentos dos seus próprios processos, trazendo autonomia. “No caso de pagamentos, por exemplo, hoje, a gente gera um relatório e consegue pagar uma folha com muito mais rapidez. Essa interação com cada área fazendo sua parte, até chegar no produto final foi um ganho muito grande com o sistema”, completa Kelly Cristina Ribeiro de Andrade, subsecretária de Gestão de Pessoas.
Na publicação da Portaria nº 469/17, de 24/10/17, a Secretaria de Educação passou a figurar como órgão do GDF utilizando 100% o SEI. “A aplicação do SEI é parte de uma política de Estado que visa a modernização e a construção de uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, além de vantagens tecnológicas e econômicas importantes para as organizações públicas. A Secretaria de Educação obteve êxito nessa participação”, explica Thabata Granja, coordenadora do comitê setorial de gestão do SEI na SEEDF.
Para garantir o sucesso na iniciativa, a SEEDF selecionou e treinou diversos servidores. “Foram formados 1.637 multiplicadores nas seis subsecretarias, EAPE e Coordenações Regionais de Ensino, os quais ficaram responsáveis pelo repasse de informações aos seus colegas de trabalho. A Secretaria de Educação foi um dos órgãos que mais formou multiplicadores do SEI, considerando o total de aproximadamente 40 mil profissionais ativos”, destaca.
A preparação se deu para que os agentes pudessem capacitar os demais colegas das unidades para produzir, receber, assinar, editar, tramitar e armazenar documentos e processos de forma eletrônica. Tudo de maneira efetiva, contribuindo para mais agilidade dentro da pasta.
